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老板就喜欢员工这样写邮件

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不管你是在大公司还是创业公司,经理还是专员,客服还是运营,大部分岗位至少每个月要写一次月报,也就是月度总结,多数以邮件形式发给直系领导,抄送大领导和相关同事。有的领导一看到邮件就想给该员工加薪,这是为什么呢,主要是邮件里包含了以下方面的细节问题。


【一个原则】


工作汇报永远不是流水账,而是有价值有目的的强力输出,具备撬动多方资源、效率与一致性的巨大能力。


价值,就是你的邮件是给收件人输出工作价值的,是能够提升他们、帮助他们完成一致目标的,是关乎他们自身切身利益的。


目的,你的邮件也是野心满满的。你要通过这个桥梁传递自身工作的价值,得到大家认可。也要通过它获取资源、支持和向心力的,顺便争取加个薪。


【五个核心要点】


核心要点1:建立清晰脉络框架


大部分领导看邮件都是快速的,职位越高安排越紧密分到阅读你邮件的时间就越少,可能是10秒扫一眼。所以很有必要梳理你邮件汇报的表述框架,让内容在10秒内能够最好的传递。


比较好的一个表达顺序可以是“工作效果概述 > 遇到问题及核心原因 > 下一步工作计划与资源需求 > 主要项目进展 > 个人阶段性工作感悟or非主要项目简述 > 感谢xx成员”,这里10秒主要是看到工作计划,大概300字左右。


核心要点2:工作效果概述要精简干练


你的工作目标是什么?目标进展如何?对比上一周期有什么进步?差距部分主要会怎样完成?时间点大概何时?这里一两行写完,注意断句。


这里切记写的是你的工作效果,对比的是你的目标和部门的总目标,跨部门协作的要注意这点。其次,如果完成不佳,可以写下当前回升情况稳住军心。


核心要点3:分析最根本的原因,有亮点更加分


如果对比上一周期或者环比上月同一周期有显著增长,看下核心增长点在哪?为什么会造成这种增长?这个增长的原因是否会成为接下来工作的一个突破口,这就是善于发现数据的亮点并加以利用。


反之则分析下滑的原因,及时止损。这个止损一定是你提前先跟领导沟通先做了,而不是发了邮件再去做。发现问题及时止损也是你工作出色的一个表现。


这里很多人困惑怎么去分析?拆。从造成原因的影响因素去拆,没找到就再拆这些因素的影响因子,当有个占比较高的因子或因素,这就是核心原因,优先级最高。如果有多个影响因素,且占比不明显且较低,那主要就大盘影响。


核心要点4:有连贯性的工作计划,抛出你的需求


当你做完前面的表述,下一步就是就以上问题确定下一步的工作计划,推进目标达成的提升,这就有了连贯性。


另外,回头看看你的月初计划,哪些是下个周期要启动的,别拉下。哪些是领导临时提出的,沟通后做好优先级,写进去。这就是节奏感,不要拖延。


如果在数据上有亮点,或者有问题需继续止损,那就需要部门协调或者资源协调,写出来。其他计划也一样,适时的抛出你的需求。


最后,你要排序,最核心的计划放前面。每个计划要有一定目标或者方向,还要计划的完成周期。


核心要点5:二度精简,能用图别用表


1-4点能够很好的完成10秒浏览部分,剩余内容相对没那么重要了,但原则不变,你的用心不变。


写完剩下的,二度精简,文字砍一半。能用图的不用表,怎么直观怎么快速看的明白就怎么来,前提本意不变,这个不难。


【八个细节】


细节1:收件人


你邮件的发送对象决定了邮件的价值门槛,定位好两个事情。一是你的工作总结是向谁汇报的,需要谁知晓,前者是接收人,后者是抄送人。二是内容门槛,给高一级的总监或者ceo汇报就要从总目标出发来看你的工作价值,给直系领导汇报就要从项目目标来说你的成果,给协作团队看则主要是项目进展和遇到问题、接下来推荐安排。


细节2:重点突出


学会用加粗、红色圈出重要信息的信息,可以适当加大字体,注意比例。学会用直观的图表代替一些枯燥冗长的文字表述,注意排版。


细节3:逻辑准确


这是邮件最忌讳的部分,因为你的汇报一定是重要的。所以要注意前后表达的逻辑一致,数据准确靠谱,这个可以通过自己反复审查去解决。


细节4:删除无价值内容


砍掉一些无价值的内容,即使是你可能觉得有必要的,但不一定对于收件人有必要。如果你觉得有价值,你可以另外立项,另外邮件周知。


细节5:感谢团队


你不是一个人在战斗,要在关键位置感谢你的搭档。比如联合运营的,你就可以在开篇写到“我们在过去一周与xx部门联合运营”;文末可以表达再次感谢,并一一列举人员名单,如果太多可以选择只展示对应leader或者分组展示。


细节6:附件


主要内容切勿只放在附件,然后让收件人去看附件。要知道手机操作更不方便。主要内容还是写在邮件中,一些必要文档等就放在附件,文中可以指出xx详情内容可查看附件xx文档。


也不要在邮件里面像ppt一样的展示内容,这种表述华而不实,很难符合中国人的阅读习惯。


细节7:格式、标点符号


去统一字体格式,不要出现两种以上。数值统一位数,尽量不要有整数也有小数。标点符号是阅读的舒适点,别忘了。甚至空行、分段等,这些细节多看两眼可以找到的。


细节8:审查再三


最后再三审核,和你的搭档或者直系领导核对几次,确认无误再发送出去。发送后再次知会收件方查看与及时沟通,并适时抛出一些问题或需求,这样大家查看后可以及时讨论。


邮件或者汇报的作用,其实就是连接你与汇报对象两端资源的桥梁。记住这些原则、要点和细节,你也可以通过邮件加快两端实现目标的效率,也能凸显你个人运筹帷幄的价值,获得老板对你的认可。


就这样,比较完美的邮件就完成了。所以,看到这里你也发现,一点也不简单啊。当然了,台下十年功,台上一分钟啊。要老板给加薪可是要刻意练习,反复练习的。愿你早日加薪成功!

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